Det Elektroniske Bogholderi

Brug tiden rigtigt!

Spar både tid og energi på at finde gamle bilag i mapper, som måske endda er arkiveret. IT-Terminalen har udviklet en løsning, der gør det muligt at behandle alle modtagende PDF fakturaer direkte i Microsoft Dynamics C5.
Efterfølgende journaliseres PDF dokumentet automatisk således at det bliver tilgængeligt fra det aktuelle bilag alle steder i Microsoft C5.


PDF fakturaer leveres direkte i Microsoft C5

I modtager sikkert en stadig større mængde PDF fakturaer direkte, enten i din eller en kollegas indbakke. De videresendes til bogholderen, udskrives og bogføres, som alle andre bilag.
IT-Terminalen har tænkt processen et skridt videre. Lad dine leverandører sende PDF fakturaen direkte til din Microsoft C5. Ikke noget med at skulle gemme eller udskrive dokumentet først – nej, dokumentet bliver læst og åbnet direkte i Microsoft C5.
                       
Ved ankomst tages der stilling til, om fakturaen kommer fra en kendt leverandør, en evt. FIK kode bliver aflæst og sat ind som betalings-ID og bilaget er nu klar til at blive bogført. Man kan bogføre bilaget direkte på kreditoren, via et åbent indkøb eller blot som ankommet.


Automatisk journaliseret til senere brug

Mange kender det at finde et beløb på en kreditor eller på en finanskonto, hvor man ikke er helt sikker på hvad beløbet indeholder. I den situation har man ofte brug for at finde original bilaget frem – som ofte er gemt og arkiveret. Når man benytter ”Det elektroniske bogholderi”, kan man alle steder fra C5 automatisk kalde original bilaget frem på skærmen ved et enkelt klik med musen.


Ankomstregistrering – og godkendelse

Ofte har man brug for at få et bilag godkendt hos enten en indkøber eller en overordnet chef. Denne arbejdsgang kan ”Det elektroniske bogholderi” også håndtere.
Når bilaget er ankommet til Microsoft C5, kan man enten på forhånd eller ved ankomst tidspunkt tage stilling til om fakturaen skal fremsendes til enten en eller flere godkendere. Hvis man vælger at sende fakturaen til godkendelse, vil fakturaen blive bogført som ankommet og PDF fakturaen bliver pr. e-mail fremsendt til godkender/-ne.
Godkenderen godkender bilaget ved at sende e-mailen (inkl. bilaget) til firmaets godkendt indbakke. Ved at bruge e-mails indbygget digitale signatur sikrer det, at man altid kender og kan se, hvem der har godkendt fakturaen.
Den godkendte mail kommer retur til C5 og bogholderen kan nu foretage den endelige bogføring af dokumentet.